Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc, của các cơ quan.
Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung của cơ quan. Công tác văn thư không thể thiếu được trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động các cơ quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác văn thư ở đây được hiểu không chỉ là công việc, trách nhiệm của người cán bộ văn thư mà là của tất cả những cán bộ, công chức trong cơ quan trong quá trình hoạt động có liên quan đến công văn giấy tờ.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Trong công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô ích, đặc biệt là việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những công việc trái pháp luật. Làm tốt công tác văn thư sẽ giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư còn bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ được tăng lên bấy nhiêu.
Ngược lại, công tác văn thư làm không tốt sẽ gây rất nhiều ảnh hưởng đối với hoạt động của các cơ quan. Tùy từng tính chất, mức độ mà sẽ gây nên sự trì trệ, kém hiệu quả, thiếu thông tin kịp thời, xử lý công việc chậm trễ khác nhau. Có khi dẫn đến không đủ tư cách pháp lý và hiệu lực thi hành trong văn bản … làm ảnh hưởng trực tiếp, nghiêm trọng trong hoạt động thường ngày của cơ quan.
Muốn làm tốt công tác văn thư  để cơ quan hoạt động tốt thỉ phải bảo đảm các yêu cầu sau :
Trong quá trình giải quyết công việc phải nhanh chóng. Quá trình này phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong cơ quan. Xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong các văn bản.
Phải chính xác về nội dung lẫn hình thức văn bản. Nội dung phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác; số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.      Thể thức văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định; mẫu trình bày đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.        Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ phải thực hiện đầy đủ từ khâu đánh máy văn bản, tiếp nhận, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản …; Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
Phải giữ gìn tốt bí mật của cơ quan. Bởi trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đúng quy định về bảo vệ bí mật quốc gia.
Phải hiện đại hóa trong công tác văn thư. Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, hiệu quả và chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý công tác văn thư là rất cần thiết, nó sẽ giúp ích rất nhiều trong quản lý, sử dụng, lưu giữ tài liệu, tra cứu văn bản…
Gắn với điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư thì nhân tố con người là rất quan trọng. Muốn vậy người cán bộ văn thư phải đáp ứng những yêu cầu sau :
Về phẩm chất chính trị : Người cán bộ văn thư cơ quan thường xuyên tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có những sự vụ, sự việc có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Cụ thể là người cán bộ phải có lòng trung thành, ở đây có nghĩa là trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, với lợi ích giai cấp, trung thành với cơ quan và cả bản thân mình; Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản trong mọi tình huống.
Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước; phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.
Về chuyên môn nghiệp vụ : thể hiện hai mặt lý luận và kỹ năng thực hành. Phải nắm vững lý luận lẫn nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lý luận trên cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành thực hiện nghiệp vụ. Người cán bộ văn thư không những học ở trường mà còn phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ. Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói người cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ văn thư một cách thuần thục, có chất lượng và năng suất cao.
Ngoài ra, người cán bộ văn thư còn phải có những yêu cầu khác như : tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tin cậy, tính nguyên tắc, tính tế nhị…
Người lãnh đạo và cán bộ văn thư có quan hệ mật thiết, gắn bó chặt chẽ với nhau. Lãnh đạo phải luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, nhắc nhở, uốn nắn cán bộ trong công tác văn thư. Người cán bộ văn thư phải tuân thủ tuyệt đối những quy định của Nhà nước về công tác này. Tích cực tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về công tác chuyên môn của mình. 
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do UBTVQH khóa 10 ban hành năm 2001; Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ; Thông tư liên tịch số 55 của Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ ngày 06/5/2005; Công văn hướng dẫn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 17/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng nhằm làm tốt công tác này.
Công tác văn thư trong các cơ quan phải được quan tâm thật nhiều, thường xuyên liên tục. Hơn nữa muốn cải cách hành chính thì trước hết phải cải cách công tác văn thư sao cho hoạt động thật hiệu quả. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đáng kể để cơ quan hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ, giúp cho việc nghiên cứu lịch sử của cơ quan, của địa phương và lịch sử đất nước sau này. Học hỏi, rút kinh nghiệm thế hệ đi trước, đề ra kế hoạch hiện tại, định hướng cho tương lai.