Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền .
Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Xác định rõ vị trí, chức năng của trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc tỉnh ủy và ủy ban nhân dân tỉnh; đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Ban thường vụ Tỉnh ủy. Trường có chức năng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý của hệ thống chính trị cấp cơ sở nói riêng, cán bộ, công chức trong tỉnh nói chung về lý luận chính trị - hành chính; đường lối, các nghị quyết, chỉ thị của Đảng; chính sách và pháp luật của Nhà nước; kiến thức và chuyên môn, nghiệp vụ về công tác xây dựng Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội; kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước và một số lĩnh vực khác.
Với chức năng, nhiệm vụ như trên trong những năm gần đây, Trường thường xuyên chú trọng đẩy mạnh hoạt động thu thập tài liệu và coi đó là nhiệm vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoàn thiện của phông Lưu trữ trường chính trị Phạm Hùng tỉnh Vĩnh Long.
Từ khi ra đời Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, công tác lưu trữ trong cả nước nói chung và của tỉnh Vĩnh Long nói riêng được quan tâm và đẩy mạnh đáng kể. Giai đoạn này, đơn vị nhà Trường được ghi vào danh mục nộp lưu của Trung tâm lưu trữ tỉnh theo Quyết định số: 1399/QĐ-UB ngày 16 tháng 5 năm 2002 của chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh V/v nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh năm 2002, qua đó đã tổ chức thu thập và chỉnh lý cơ bản khối hồ sơ thuộc thuộc văn thư giữ (chủ yếu là văn bản đi, chưa tổ chức thu thập được văn bản đến) và đã chỉnh lý nộp hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh từ năm 1993-1997, số lượng 22 hồ sơ (02 hộp) ngày 04/11/2002; Từ năm 1998-2002 là 27 hồ sơ (02 hộp) theo Biên bản số: 43/BB-TT ngày 22/12/2004. Các hồ sơ này có giá trị được xác định thời hạn bảo quản từ lâu dài đến vĩnh viễn. Tuy số lượng thu thập và nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh không nhiều nhưng phần nào đã thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo trường đối với công tác này.
- Từ năm 2002 đến năm 2009 chưa tổ chức thu thập, giao nộp tài liệu do chờ hướng dẫn nghiệp vụ của phòng lưu trữ tỉnh ủy và làm rõ tài liệu của trường nộp vào đâu.
- Được sự thống nhất giữa Văn phòng tỉnh ủy và văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh mà trực tiếp là phòng lưu trữ tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh. Văn phòng tỉnh ủy có Công văn số: 391-CV/TU, ngày 07 tháng 5 năm 2008 V/v khảo sát tình hình công tác văn thư, lưu trữ trong đó ghi: “Đối với trường chính trị Phạm Hùng và Báo Vĩnh Long chuyển phông lưu trữ Nhà nước sang phông lưu trữ của Đảng theo Quyết định số: 20-QĐ/TW, ngày 23 tháng 9 năm 1987 của Ban bí thư trung ương đảng”.     
- Thực hiện Quy định số: 210-QĐ/TW, ngày 06 tháng 3 năm 2009 của Ban bí thư trung ương đảng về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Ban Thường vụ tỉnh ủy Vĩnh Long ban hành Quy định số 09-QĐ/TU ngày 21/5/2009 “Về việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh ủy, huyện, thành ủy”. Trong đó tại Điều 1 xác định rõ trường chính trị Phạm Hùng sẽ giao nộp vào kho lưu trữ tỉnh ủy. Để kịp thời thu thập và bổ sung tài liệu của trường theo nhiệm kỳ của tỉnh từ nhiệm kỳ V (từ ngày 27-29/8/1992 đến 05/5/1996); nhiệm kỳ VI (từ ngày 06-10/5/1996 đến 31/12/2000); nhiệm kỳ VII (từ ngày 01-04/01/2001 đến 19/12/2005); để nộp vào Kho lưu trữ Tỉnh ủy theo quy định, đồng thời thu thập tài liệu nhiệm kỳ VIII (từ ngày 20/23/12/2005 đến 17-21/10/2010) để chỉnh lý hoàn chỉnh và lưu lại ở lưu trữ hiện hành 5 năm phục vụ tra cứu tại đơn vị. Chấp hành sự chỉ đạo của tỉnh ủy, lãnh đạo Trường chỉ đạo lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ của trường, giai đoạn 1992-2009 để tiến hành chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng từ trước đến nay. Đồng thời chỉ đạo tổ văn thư, lưu trữ trực tiếp hướng dẫn các phòng, khoa chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu một cách chi tiết và cụ thể.
- Kết quả công tác thu thập tài liệu của Trường đã có nhiều khởi sắc. tổng số tài liệu được thu thập tính đến năm 2010 là 26,5 mét, thời gian tài liệu từ năm 1992 đến năm 2009 (kể cả tài liệu văn bản đi của văn thư giữ và số tài liệu cũ các trường trước thời kỳ trường chính trị tỉnh để lại). Trong tổng số 26,5 mét tài liệu đã thu thập thì riêng năm 2010 thu thập với số lượng là 13,2 mét, đang tiến hành chỉnh lý để nộp về kho lưu trữ tỉnh ủy theo quy định.
Những tài liệu trên phản ánh nhiều mặt hoạt động quan trọng thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường, có ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử như: tài liệu hoạt động chỉ đạo, điều hành của Ban giám hiệu, tài liệu phản ánh quá trình nghiên cứu khoa học (đề tài cấp tỉnh và cấp cơ sở), tài liệu quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ - công chức, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu quản lý tài chính, kế toán và tài liệu hành chính thông thường…
Để thực hiện đúng quy định về chế độ nộp lưu tài liệu, giúp làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ hiện hành cơ quan, đồng thời bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh ủy. Tránh tình trạng tồn đọng tài liệu bó gói, chất đóng như trước đây, giữ gìn bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu đầy đủ với mục đích phục vụ cho công tác tra cứu, sử dụng hiệu quả tài liệu. Từ đó giảm công sức lao động và tiền của cho nhà nước và nhân dân, hướng tới nhà Trường cần phải thực hiện tốt các việc sau:
Một là, phải thực hiện đúng theo quy định tại Điều 11 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của trường, phòng, khoa nào phải được giao nộp vào kho lưu trữ hiện hành của trường. Thời hạn nộp lưu phải thực hiện đúng khoản 1 Điều 14 của Pháp lệnh. Tức là sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành; đối với trường sau 5 năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào Kho lưu trữ hiện hành của trường sẽ nộp tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh ủy.
Hai là, phải thực hiện đúng theo quy định tại Điều 13 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Tức là hiệu trưởng trường quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào kho lưu trữ tỉnh ủy và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Ba là, cán bộ văn thư, kiêm công tác lưu trữ hàng năm phải có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các khoa, phòng và cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Bốn là, để góp phần thu thập tài liệu đúng theo quy định, mỗi cá nhân cán bộ, công chức phải nghiên cứu và làm tốt quy định tại Điều 21 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Tức là phải thực hiện đúng từ khâu mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. Các hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu như: hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của trường, của phòng, khoa; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Năm là, đối với hệ thống trường chính trị tỉnh, thành phố các thành phần tài liệu cần phải thu thập theo đúng khung phân loại tài liệu báo đảng và trường chính trị tỉnh, thành phố (Công văn số: 39-CV/LT ngày 27/8/2002 của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng). Cụ thể như: Nhóm lài liệu của Ban giám hiệu trường; nhóm tài liệu nghiên cứu các đề tài khoa học (cấp tỉnh, cấp cơ sở); nhóm tài liệu thuộc về công tác quản lý nghiệp vụ của phòng đạo tạo; tài liệu hoạt động của các khoa; nhóm tài liệu khối hành chính, quản trị (trong đó có tài liệu về quản lý nhân sự; tài chính, kế toán; xây dựng cơ bản…). Ngoài ra, còn phải thu tài liệu hoạt động của Ban phòng, chống tham nhũng, lãng phí, đảng bộ, công đoàn trường; đoàn thanh niên của trường; các tài liệu hoạt động về thể thao, văn nghệ; về tự vệ cơ quan; hội khuyến học… nhằm góp phần làm cho phông lưu trữ của trường đầy đủ, phong phú, đa dạng về tài liệu, đặc biệt là phản ánh được tất cả các mặt hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường.
Sáu là, để dể dàng trong tra cứu, sử dụng và tránh phân tán phông tài liệu của trường đề nghị phòng lưu trữ tỉnh ủy phối hợp với Trung tâm lưu trữ tỉnh thu khối tài liệu về một nơi bảo quản.
Bảy là, kiến nghị với các cơ quan chức năng có hướng dẫn thống nhất về quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở trường chính trị. Do công tác thu thập tài liệu cũng liên quan đến nhiều mặt công tác trong nghiệp vụ lưu trữ. Thực trạng hiện nay trường gặp nhiều bất cập, văn bản có tính chất pháp lý quan trọng nhất trong bốn điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập của trường. Đó là Quyết định số: 3585/QĐ.UB ngày 20/10/2004 của ủy ban nhân dân tỉnh. Đồng nghĩa với việc ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chủ quản của trường chính trị Phạm Hùng tỉnh Vĩnh Long. Hiện nay, theo quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ đều theo quy định của văn bản nhà nước. Hệ thống mạng tin học sử dụng phần mềm quản lý văn thư và hồ sơ công việc chạy trên Lotus Notes cũng được kết nối từ Trung tâm tích hợp dữ liệu của ủy ban nhân dân tỉnh (hiện nay sở thông tin và truyền thông quản lý). Nhưng theo quy định, hiện nay tài liệu phải giao nộp về kho lưu trữ tỉnh ủy. Điều này gặp không ít khó khăn trong việc lập hồ sơ và chỉnh lý hồ sơ. Bởi nghiệp vụ chỉnh lý, kể cả các nghiệp vụ khác về quản lý văn thư, lưu trữ là không hoàn toàn giống nhau.
Lịch sử ngành lưu trữ từng thời kỳ luôn có sự thay đổi nhất định, song dù cơ quan cấp trên nào quản lý thì chúng ta cũng phải làm tốt công tác này.