Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.
Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước (1).  Cho dù có thể khác nhau về tên gọi (ở một số cơ quan bộ phận này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HC-TC, Phòng HC-QT), nhưng văn phòng của các cơ quan nhà nước đều có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Xuất phát từ thực tế khách quan, mỗi cơ quan, tổ chức trong hoạt động của mình đều hướng tới một mục tiêu nhất định.
Muốn đạt được mục tiêu đề ra thì chúng ta phải quản trị một cách khoa học, hợp lý (các nhà quản trị phải thực hiện các chức năng quản lý cơ quan của mình: hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra).
Để quản trị một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra, các nhà quản trị phải có thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của cơ quan, tổ chức đơn vị mình, nó liên quan đến tính chất, đặc điểm hoạt động đến tiềm năng của các yếu tố trong tổ chức (nhân lực, tài lực, kỹ thuật, thông tin) và các hoạt động khác liên quan đến môi trường vĩ mô, vi mô trực tiếp, vi mô nội bộ, đồng thời còn thu thập các thông tin liên quan đến quá trình thực hiện mục tiêu.
Nhà quản trị không những chỉ thu thập thông tin mà phải có trách nhiệm tổng hợp thông tin đã thu thập được, tạo ra được nguồn thông tin mới hữu ích làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định mới một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.
Ngoài ra, nhà quản trị còn phải chuyển tải các thông tin đó, mang thông  tin đó đến đối tượng quản lý và đến đối tượng có liên quan. Cũng việc này các nhà quản trị phải lưu giữ lại thông tin theo nhu cầu quản lý và khai thác sử dụng nó khi cần thiết. Ngoài những công việc liên quan đến quy trình thu thập thông tin, xử lý thông tin nói trên để đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính xác các nhà quản trị còn phải làm công tác tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị, kể cả cho lãnh đạo. Đó là cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động mua sắm, quản lý các trang thiết bị, cung cấp các trang thiết bị cho người sử dụng.
Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho nhà lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan đó là công tác hành chính văn phòng.
Tóm lại, văn phòng ra đời là một yêu cầu thực tế khách quan của công tác quản trị của một cơ quan, tổ chức. Quản trị hành chính văn phòng là một nội dung quan trọng của quản trị cơ quan. Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức khác nhau.
Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.
Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn có nhận thức chưa thật đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc.
Hơn thế nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng do đó còn lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Việc am hiểu, tinh thông và áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng sẽ giúp các cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung và hiện đại trong hoạt động công vụ của mình.
Thời buổi ngày nay, cơ quan, đơn vị, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông (2). Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong cơ quan, đơn vị,... Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên, tất cả vì lợi ích của cơ quan, đơn vị, lợi nhuận của cơ quan, đơn vị. Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu trăm họ”.
Theo số liệu khảo sát năm 2003, cán bộ văn phòng có trình độ đại học chiếm 30-50%; trung cấp khoảng 20-30%. Cán bộ văn phòng ở UBND cấp tỉnh: đại học 30-40%; trung cấp chiếm 20-30% (3). Tuy nhiên, nếu so sánh với các đơn vị khác thì trình độ chuyên môn của cán bộ văn phòng còn thấp. Đa số cán bộ văn phòng mới chỉ có trình độ chuyên môn về một trong hai lĩnh vực. Đây là nguyên nhân làm cho một số không ít cán bộ văn phòng chưa đáp ứng được yêu cầu công việc mà họ đảm nhận.
Phó Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội) Nguyễn Liên Hương ví von (4): “Lưu trữ học văn phòng và quản trị văn phòng” giờ giống như cô gái đẹp đang kén chồng. Chúng tôi đang không sợ mình bị ế. Mặc dù, chưa thực sự nổi bật, nhưng ngành này cần thiết và đang có mặt ở tất cả đơn vị hành chính tại các cơ quan”.
Do đó, chúng ta cần nhận thức đúng về ý nghĩa và vai trò của nó. Nếu cơ quan không thấy được điều này sẽ dẫn đến công việc bị trì trệ, khó phát huy tính hiệu quả trong hoạt động quản trị. Dẫn đến có nhiều sai lầm do không xét yếu tố môi trường xung quanh, không phát huy được tính ưu việt của chúng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác của mỗi cơ quan, đơn vị, có trường hợp hao nhiều tiền của nhưng không thu lại hiệu quả như mong muốn.
Hướng tới, trong yếu tố con người và thủ tục giấy tờ, văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong cải cách hành chính nhà nước hiện nay, mà sự hiện diện của nó nằm chính ở chất lượng công tác quản trị hành chính văn phòng. Muốn vậy ta cần quan tâm:
- Trước hết, muốn nâng cao chất lượng văn phòng, lãnh đạo các cơ quan nhà nước cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn phòng. Sự quan tâm này phải được thể hiện bằng các giải pháp cụ thể về tuyển dụng và đào tạo cán bộ văn phòng; Các cơ quan phải có kế hoạch đào tạo và trang bị kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và cả lĩnh vực chuyên môn có liên quan.
- Vấn đề nội dung và chương trình đào tạo: các cơ sở đào tạo cần đổi mới về nội dung và chương trình đào tạo, cần phải giảm lý thuyết hàn lâm mà tăng tính thực hành, bám sát thực tiễn văn phòng đang diễn ra.
- Các cơ quan, đơn vị cần nâng cao tầm nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn phòng, xem đó là yếu tố tiên quyết để hoàn thành mọi nhiệm vụ của mình.
- Tăng cường công tác phổ biến, tuyên truyền về nghiệp vụ hành chính văn phòng, tránh suy nghĩ lệch lạc về vị trí và tầm quan trọng của chúng.
Các tài liệu tham khảo:
(1)- Kỷ yếu Hội thảo Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCC - một giải pháp quan trọng để tăng cường năng lực quản lý hành chính nhà nước ở Việt Nam - NXB Hà Nội 2003   
(2)- Báo Dân trí (10/12/2006)              
(3)- Kỷ yếu Hội thảo Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCC - một giải pháp quan trọng để tăng cường năng lực quản lý hành chính nhà nước ở Việt Nam - NXB Hà Nội 2003
(4) Báo VietNamNet  (27/3/2006)