Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt lại thông tin trong đời sống xã hội. Nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống con người. Trong mỗi lĩnh vực đời sống xã hội, có tính chất và đặc điểm khác nhau cho nên văn bản cũng được thể hiện dưới những hình thức khác nhau. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nước, của một quốc gia dân tộc. Vì vậy văn bản nhà nước luôn được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt so với văn bản ở các lĩnh vực khác.
Hình thức văn bản được tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành. Chính các yếu tố thể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước tạo nên hình thức văn bản, phản ánh đúng tính chất và đặc điểm của văn bản nhà nước và nó sẽ góp phần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản.
Từ ý nghĩa và tầm quan trọng nêu trên, cho nên từ khi ra đời đến nay nhà nước ta luôn chú ý đến cách trình bày thể thức của một văn bản. Trước hết phải nói đến Nghị định số 142 ban hành ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Chính phủ về việc “Ban hành điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” trong đó có quy định các yếu tố của thể thức trong một văn bản. Để thống nhất cách trình bày các yếu tố thể thức và vùng trình bày văn bản trên một trang giấy, năm 1992 Nhà nước tiếp tục ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5799-1992 về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước.
Trên đà phát triển của khoa học kỹ thuật và trình độ quản lý, ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành Nghị định số 110 về công tác văn thư. Trong nghị định này Chính phủ quy định lại các yếu tố thể thức văn bản và bắt buộc các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính của nhà nước phải được trình bày đầy đủ trên một văn bản. Để thống nhất cách trình bày thể thức văn bản trên máy tính, ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP để hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhằm thực hiện Nghị định số 110 và Thông tư liên tịch số 55, đến nay Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long đã mở nhiều đợt tập huấn và ban hành nhiều văn bản để hướng dẫn.    
Sau hơn 3 năm thực hiện Thông tư liên tịch số 55 nhìn chung tất cả các cơ quan nhà nước trong tỉnh có tiếp thu và trình bày phần thể thức văn bản theo Thông tư liên tịch số 55 quy định. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều cơ quan nhà nước, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở cơ sở, văn bản ở yếu tố này, hoặc ở yếu tố khác vẫn còn trình bày chưa đúng thể thức của nhà nước quy định.
Qua xem xét 222 văn bản của 59/107 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong tỉnh gồm có bốn loại: thông báo (có 57 văn bản), báo cáo (có 48 văn bản), quyết định cá biệt (có 58 văn bản) và công văn (có 59 văn bản), đây là những văn bản được soạn thảo trong năm 2007 và năm 2008. Trong quá trình xem xét, chỉ xem xét các yếu tố thể thức chung và cách trình bày theo Thông tư liên tịch số 55. Không xem xét các yếu tố về con dấu cơ quan, cỡ chữ và nội dung của văn bản. Kết quả như sau:
Có 8/222 văn bản trình bày phần thể thức chung đúng, còn lại 214/222 văn bản có các yếu tố thể thức phần chung trình bày chưa đúng theo Thông tư liên tịch số 55 hướng dẫn. Cụ thể: chưa đúng về cách trình bày quốc hiệu có 74/222 văn bản; chưa đúng về cách trình bày tên cơ quan ban hành văn bản có 90/222 văn bản; sai về cách ghi số và ký hiệu có 83/222 văn bản; trình bày chưa đúng địa danh, ngày, tháng, năm ban hành có 29/222 văn bản; trình bày chưa đúng tên loại và trích yếu nội dung 163/222 văn bản; sai về trình bày bố cục nội dung có 64/222 văn bản; sai về cách trình bày thẩm quyền, họ tên người ký văn bản có 117/222 văn bản; trình bày chưa đúng hoặc quên ghi nơi nhận 118/222 văn bản.
Từ số liệu thống kê trên cho thấy, văn bản trình bày thể thức phần chung đúng theo Thông tư liên tịch số 55 chiếm 3,6%, chưa đúng chiếm tới 96,4%. Trong những lỗi trình bày chưa đúng thì phần trình bày yếu tố tên loại và trích yếu nội dung chiếm tỷ lệ nhiều nhất (73,4%); chưa đúng nơi nhận (53,1%); cách trình bày thẩm quyền, chữ ký và họ, tên của người ký văn bản chiếm (52,7%) .
Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản là hai yếu tố rất quan trọng, được đặt ở trang đầu của văn bản, thể hiện tính quyền lực, trang trọng, uy nghiêm của nhà nước. Nhưng ở đây việc trình bày trên văn bản vẫn còn sai rất nhiều (quốc hiệu sai 33,3%, tên cơ quan sai 40,5%).
Nguyên nhân của việc hạn chế trong cách trình bày thể thức văn bản có nhiều, nhưng nhìn chung có các nguyên nhân cơ bản sau.
Trước hết bắt nguồn từ trình độ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư có vai trò trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu ban hành. Cho nên văn bản trình bày chưa đúng thể thức mà ban hành là trách nhiệm thuộc về cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư chưa làm tốt trách nhiệm của mình còn phụ thuộc vào trình độ hiểu biết và quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan.
Nguyên nhân tiếp theo là do việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa có quy trình hợp lý. Có nhiều cơ quan Thủ trưởng soạn thảo văn bản xong rồi tự in ra, sau đó giao cho cán bộ văn thư đóng dấu ban hành hoặc có nơi cán bộ văn thư xem văn bản thấy lãnh đạo trình bày chưa đúng thể thức nhưng không dám góp ý sửa lại.
Tình trạng soạn thảo văn bản chưa đúng thể thức kéo dài đến nay còn phải nói đến nguyên nhân chưa có cơ chế xử lý văn bản trình bày sai thể thức. Các văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức thì cấp dưới cũng không dám góp ý cho cấp trên. Nếu như cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức văn bản thì cấp trên cũng không có quy định để xử lý. Chính vì vậy mà việc trình bày sai về thể thức kéo dài đến nay vẫn chưa được khắc phục./.